Instalment sales: how to track them and get paid

Resposta directa: como controlar vendas a prestações?

Controlar vendas a prestações é saber, todos os dias, quanto cada cliente deve, que prestação vence e quem já está atrasado. Para isso cada venda precisa de um plano escrito (entrada, número de prestações, valor e datas), de um registo de cada pagamento e de uma rotina de lembretes antes e depois do vencimento.

Antes de vender: regras de crédito

A cobrança começa antes da venda. Defina por escrito quem pode comprar a prestações e em que condições, e aplique as mesmas regras a todos os vendedores.

• Entrada mínima (por exemplo, 20% a 30% do valor).
• Número máximo de prestações por tipo de produto.
• Documentos pedidos: BI, comprovativo de morada e contacto de WhatsApp.
• Limite de crédito por cliente e regra para clientes com atrasos anteriores.

Montar o plano de prestações em kwanzas

Exemplo: um frigorífico de 450.000 Kz com 90.000 Kz de entrada e 6 prestações mensais. Ficam 360.000 Kz em dívida, ou seja 6 prestações de 60.000 Kz. Arredonde sempre para kwanzas inteiros e ponha a diferença na última prestação, para que a soma bata certo com o valor da venda.

Escolha datas de vencimento que existem em todos os meses (por exemplo, dia 5 ou dia 25): o dia 31 cria confusão em Fevereiro, Abril, Junho, Setembro e Novembro.

Acompanhar atrasos: o mapa de antiguidade

Uma vez por semana, agrupe o que está em atraso por idade: até 7 dias, 8 a 30, 31 a 90 e mais de 90 dias. Os primeiros dois grupos recuperam-se com um lembrete; o último exige conversa e, muitas vezes, renegociação.

Atenção às folhas de Excel: uma prestação sem data de vencimento não está atrasada, está mal registada. Tratá-la como dívida cria falsos devedores e desgasta a relação com bons clientes.

Rotina de cobrança que funciona

• 3 dias antes do vencimento: lembrete simpático com o valor e a forma de pagamento.
• No dia: lembrete curto.
• 1 dia depois: mensagem a pedir confirmação do pagamento.
• 7 dias depois: mensagem mais firme e proposta de data.
• 15 dias depois: telefonema do responsável e, se fizer sentido, renegociação por escrito.

Do Excel a um software de gestão

O Excel chega enquanto há poucas vendas e uma só pessoa a mexer no ficheiro. Quando há vários vendedores, dezenas de clientes a pagar todos os meses e versões do ficheiro a circular, compensa usar um software que calcule as prestações, os atrasos e os lembretes sozinho.

O QFLab Pulso foi feito para este caso: importa a sua folha de Excel, recalcula cada plano de prestações, mostra todas as manhãs quem contactar e prepara a mensagem de WhatsApp com o valor em kwanzas. Não emite facturas: a facturação continua no seu software certificado pela AGT.