Stock control for SMEs: a simple method that adds up

Resposta directa

O stock bate certo quando nenhuma mercadoria entra ou sai sem registo. O método tem quatro peças: ficha única por produto, registo de cada entrada e saída no momento em que acontece, stock mínimo por produto e contagens periódicas para corrigir diferenças e descobrir a origem das perdas.

1. Ficha única por produto

Cada produto tem um código, um nome, uma unidade (caixa, unidade, quilo) e um custo. Evite o mesmo produto com dois nomes: é a causa mais comum de stock «fantasma».

2. Registar tudo no momento

• Entradas: compras, devoluções de clientes e transferências entre armazéns.
• Saídas: vendas, ofertas, quebras e transferências.
• Nunca corrigir o saldo à mão sem registar o motivo.

3. Stock mínimo e encomendas

Stock mínimo = consumo médio diário × prazo de entrega do fornecedor + margem de segurança. Se vende 10 unidades por dia e o fornecedor demora 15 dias, o mínimo ronda as 150 unidades mais a margem. Abaixo desse número, encomende.

Em produtos importados, conte com prazos mais longos e com a variação do câmbio no custo de reposição.

4. Inventário e diferenças

Conte os produtos de maior valor todos os meses e o resto por rotação. Cada diferença tem uma causa: venda sem registo, quebra, erro de entrada ou furto. Registe a causa; ao fim de três meses saberá onde actuar.

Ferramenta

Uma folha de Excel funciona para poucos produtos e um só armazém. Com vários armazéns ou vendedores, um software de gestão evita versões diferentes do mesmo ficheiro. No QFLab Pulso as vendas descontam o stock automaticamente, há alerta de stock mínimo e o inventário faz-se pelo telemóvel.